En fin de año también debes cotizar, comparar y conseguir los mejores precios

Para que el estrés de fin de año no signifique descuidar la eficiencia en las compras del Estado, aquí entregamos recomendaciones para conseguir mejores precios y mayores ahorros.

Comprar bien y a buenos precios son objetivos estratégicos para todos los organismos públicos, con el fin de conseguir más eficiencia en uso de los recursos fiscales, de manera a que pueden destinarse a los programas sociales.

El fin de año siempre supone grandes desafíos, también en las compras públicas, ya que es este el periodo donde deben concluirse los procesos anuales de adquisición y comienzan a planificarse los del siguiente periodo. Sin embargo, la eficiencia debe ser un imperativo durante el año completo. Por eso, aquí entregamos una serie de recomendaciones para tener en cuenta al realizar sus compras en las últimas semanas de este 2018.

• Planifica: esta etapa es anterior a cualquier proceso de adquisición y se formula de acuerdo con las metas y necesidades del organismo. Planificando se posibilita la consolidación de compras de distintas áreas de la organización, obteniendo ahorros por volumen. También se evitan parcializaciones de las compras, errores u omisiones en las bases de licitación, o establecer plazos cortos para postular, desincentivando la participación de potenciales oferentes.
• Cotiza y compara: privilegia el criterio económico en aquellos casos donde los bienes y servicios tienen el carácter de estándar, esto es, son de objetiva y simple especificación.
• Ten presente la fecha de facturación: la idea evitar que el pago sea traspasado al presupuesto 2019.
• Antes del pago: dar recepción conforme a la entrega de productos o servicios, previo al pago.
• Pagar oportunamente: los procesos de pago de tu institución deben ser óptimos, efectuarse dentro de los 30 días corridos siguientes a la recepción de la respectiva factura, y ajustarse a lo declarado en las respectivas bases de licitación. Así, los proveedores no aumentarán el precio.

Eficiencia en la tienda de Convenio Marco

• Compara productos: revisa las ofertas disponibles en la tienda. Evalúa las ventajas y desventajas de cada opción.
• Compara precios: en distintos productos o compara también los precios de diferentes proveedores en un mismo producto o en productos similares.
• Solicita ofertas especiales: puedes solicitar ofertas especiales a los proveedores y pedir un descuento adicional en el precio publicado o la disminución de alguno de los cargos, como el flete u otros, además de solicitar descuentos por volumen.
• Condiciones ventajosas: utiliza otro procedimiento si encuentras el bien o servicio con mejores condiciones fuera de la tienda.
• Agrega demanda: se recomienda consolidar demanda con instituciones públicas con necesidades similares, cercanía geográfica o dependencia administrativa, para generar un requerimiento más atractivo que motivará ofertas con precios más bajos.

Eficiencia en Grandes Compras (mayores a 1.000 UTM)

• Privilegia el criterio económico (precio, descuentos u otro): cuando sea posible, privilegia el precio u otro factor de carácter económico como el único criterio de evaluación en la Gran Compra, de acuerdo con las bases respectivas.
• Compara el monto total a pagar: es necesario comparar el monto total ofertado y no los precios unitarios en la Intención de Compra.

Eficiencia en licitaciones

• Estudia el mercado: consulta al mercado antes de efectuar una licitación y realiza un análisis económico y técnico.
• Define el requerimiento: hay que ser claro y específico respecto de las características y condiciones del requerimiento. Cuando hay incertidumbres aumentan los precios.
• Criterios de evaluación: se recomienda privilegiar el criterio económico en aquellos casos donde los bienes y servicios tienen el carácter de estándar, esto es, cuando son de objetiva y simple especificación.
• Considera los tiempos: elabora las bases de licitación con anticipación para no acortar los plazos y así promover el acceso y participación de los oferentes.
• Racionaliza el uso de garantías y multas: se recomienda establecer multas racionales y proporcionales, y en caso de solicitar garantías deben ser proporcionales al monto licitado.
• Privilegia las licitaciones en dos etapas: en una primera etapa se evalúan las condiciones técnicas y en una segunda etapa las condiciones económicas. Ante condiciones técnicas similares se obtendrá el mejor precio.
• Reevalúa las ofertas en caso de que el proveedor desista: se recomienda que, en aquellos procesos licitatorios en los que un proveedor desista de su oferta, se proceda a realizar nuevamente una evaluación de las propuestas de los demás oferentes en el mismo proceso.