Prepara tus eventos por Fiestas Patrias ajustándote a lo indicado en la Ley de Compras Públicas
Sigue estas recomendaciones para disfrutar de las celebraciones resguardando la probidad y transparencias de tus contrataciones.
Se acercan las Fiestas Patrias y todo el país se alista para festejar, lo que incluye a los organismos públicos, quienes se preparan para realizar distintas celebraciones junto a la ciudadanía, destacando los municipios que planifican diversos eventos para festejar con sus vecinos y también sus respectivos funcionarios.
Es por ello, que es importante que las instituciones recuerden las instrucciones y recomendaciones de probidad, eficiencia y austeridad:
- Planifica: Se debe tener claridad sobre cuál es el motivo del evento, el público al que está dirigido, la fecha, el lugar, el clima y, por sobre todo, justificar el motivo de evento.
- Define el presupuesto: Establecer un presupuesto detallado que incluya todos los costos asociados, como arriendo de lugares, servicios de catering, publicidad, seguridad, entre otros. Compara tu presupuesto con otras compras similares de otros organismos públicos.
- Selecciona el procedimiento de compra adecuado: Elige el procedimiento de compra adecuado, priorizando el uso de mecanismos competitivos como la licitación pública o la compra ágil.
En las bases técnicas incluye todo lo necesario para llevar a cabo el evento que estás organizando en términos de recursos humanos (productor, asistente de producción, anfitrión, locutor, entre otros), servicios profesionales (diseñador, edición video, fotógrafo, periodista para difusión, registro fotográfico, técnico audiovisual) e infraestructura (tipo de amplificación, calefacción, aire acondicionado, generador de corriente, iluminación, micrófono, proyector, sillas, mesas).
En caso de que el evento contemple la participación de artistas, se debe solicitar a los oferentes la presentación de la documentación correspondiente que acredite que éstos cuentan con la representación de los mismos.
- Designa una Comisión Evaluadora: Recuerda que con la aplicación de la ley que moderniza el sistema de compras públicas, que todos los funcionarios, independiente de su calidad jurídica, que tengan por función evaluar o calificar procesos de licitación pública o privada, deberán suscribir una Declaración Jurada de ausencia de conflicto de intereses por cada procedimiento en el que participe. Deben cursarse las inhabilidades correspondientes y abstenerse de participar personas que pueden tener conflictos de interés con oferentes o sus representados, incluyendo a artistas o animadores que sean contratados especialmente para la ocasión.
- Adjudica: Realiza la selección del proveedor de acuerdo con los plazos definidos y ajustándose a lo dispuesto en el informe de evaluación.
- Gestión de Contrato: Elabora un contrato detallado que incluya todos los términos y condiciones acordados, así como las obligaciones de ambas partes.
- Controles internos: Intensifica los controles internos de tu organismo. Respalda y justifica la ejecución del gasto asociado al evento.
- Supervisa el cumplimiento del contrato: Recuerda generar la supervisión del cumplimiento del contrato durante la realización del evento, y controla que se cumpla todo lo establecido en las bases de licitación.
- Evalúa: Considera también generar una evaluación post evento de los factores que se podrían mejorar.
Ten presente que el buen uso de los recursos públicos es responsabilidad de todos, además de que la Contraloría General de la República puede realizar auditorías y fiscalizaciones para verificar el cumplimiento de las normativas y la correcta ejecución de los eventos.
Asimismo, recomendamos revisar el instructivo que Contraloría envió a los municipios por uso de recursos públicos en festivales y evento, el cual entrega orientaciones sobre el contenido de los eventos que pueden ser financiados con recursos públicos e insta a no utilizar estos eventos con fines políticos.
